Oleh Valensius Onggot
Loncatan teknologi saat ini kian masif dan tak terkendali. Kalau sebelumnya kita bangga sekali dengan era industri 4.0, ternyata di beberapa tempat lain sudah masuk dalam fase lebih tinggi yakni era 5,0. Era teknologi ini menjadikan moment waktu tak bersekat. Realtime. Apa yang diperbincangkan di dunia seberang akan sama dengan di belahan bumi lainnya.
Itu artinya, dunia ada dalam genggaman. Dunia ada di ujung jari. Jempol kita adalah isi otak kita.
Sebagai pegawai pemerintah juga dituntut harus sigap untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan yang ada. Dengan adanya teknologi itu, pekerjaan menjadi lebih fleksibel. Tidak terbatas oleh ruang dan waktu. Karena itu, bagi pegawai pemerintah di lingkup Pemkab Manggarai siap-siap menghadapi perubahan ini. Tentu sejalan dengan Visi kita “Manggarai yang Maju, Adil dan Berdaya Saing”.
*******
Siang itu, pada Rabu 15 Juni 2022, sejumlah utusan dari perangkat daerah memenuhi sebuah ruangan di Aula Ranaka kantor Bupati Manggarai. Di hadapannya masing-masing tersedia sebuah perangkat komputer berupa laptop. Kegiatan ini bertujuan untuk sesuatu yang lebih penting yakni Bimbingan Teknis terkait pengarsipan dokumen dan surat menyurat.
Tentang pengarsipan dokumen dan surat menyurat ini bukanlah hal yang sama sekali baru. Sejak dulu membuat surat dinas dan mengarsipkannya adalah hal yang tak terpisahkan dengan jalannya roda pemerintahan itu sendiri. Namun Bimtek yang dipandu oleh pemateri dari Badan Arsip Nasional RI ini terkesan baru bagi peserta Bimtek. Di mana, pengarsipan dan proses surat menyurat ini tidak lagi dilakukan secara konvensional melainkan secara digital.
Saya sendiri juga menganggap ini sesuatu yang baru. Bagaimana mengarsipkan dan mengirim surat secara digital? Ternyata pertanyaan itu juga menjadi bagian dari rasa penasaran para peserta kegiatan. Bagaimana tidak, kita masih saja berkutat dengan tradisi pengarsipan dan surat menyurat yang lazim saja serta dilakukan secara manual, sementara pada kantor-kantor kementerian sudah berjalan sedemikan jauh.
Hal yang saya tangkap dari pemaparan materi itu adalah pengarsipan dokumen-dokumen tersebut akan menyelaraskan dengan perkembangan teknologi informasi yang berkembang sebagaimana sekarang ini. Mengingat dokumen-dokumen penting bisa tergerus oleh waktu dan dari sisi keamanannya dapat hilang sesewaktu.
Dengan demikian, cara-cara lama perlahan akan kita tinggalkan karena kesulitan mengakses informasi tersebut dan terkesan lamban. Dengan menggunakan teknologi digital ini, maka penyimpanan dokumen penting kita akan menjadi lebih awet. Generasi dua puluh tahun berikutnya akan bisa mengakses informasi tersebut sesuai kepentingannya.
Keuntungannya, akses mudah, kapan dan di mana saja tergantung signal internet yang tersedia. Hal ini bertujuan agar informasi dalam dokumen-dokumen penting tersebut bisa tersedia dalam satu data se-Indonesia.
Oleh karena itu, jangan berharap agar pengiriman surat dari satu instansi ke instansi lainnya dilakukan secara fisik. Karena hal itu sungguh memakan waktu dan sangat tidak efektif. Uang negara bisa lebih efisien untuk digunakan pada hal-hal lain.
Nah, teknologi yang digunakan untuk pengarsipan dan pengiriman surat menyurat ini nanti menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau SRIKANDI. Aplikasi ini ternyata sudah dipakai di beberapa kementerian dan baru disosialisasikan pada tingkat propinsi dan kabupaten se-Indonesia.
Baca Juga :ASN Pakai Songke dan Gerakan Bersama Cinta Produk Lokal Manggarai
Untuk masuk dalam aplikasi tersebut pengguna mengakses http://srikandi.layanan.go.id . Dengan menggunakan aplikasi ini nanti maka dokumen-dokumen kita akan terselamatkan. Itu artinya bisa diakses kapan saja sesuai dibutuhkan. Secara teknis kita bisa belajar dalam aplikasi tersebut secara mandiri atau pada tutorial di Youtube.
Pemkab Manggarai tentu saja merespons kegiatan ini dengan baik. Wakil Bupati Manggarai Heribertus Ngabut, SH saat membuka acara itu menjelaskan bahwa arsip itu menjadi bagian penting dari jalannya pemerintah. Di mana kantor kearsipan seharusnya memiliki standar tertentu yakni, Pertama, harus memiliki gedung yang bagus yang bertahan terhadap kebocoran saat hujan. Kedua arsip itu tersimpan dengan nyaman; anti api, dan Ketiga, nyaman dari kemalingan agar dokumen tersebut tidak hilang.
Namun, dengan menggunakan aplikasi ini nantinya kekuatiran kita akan hilang. Sebab dokumen-dokumen tersebut akan tetap ada dan diwariskan sepanjang sejarah peradaban manusia. Lebih dari itu, dokumen tersebut akan menjadi arsip statis yang merupakan memori kolektif untuk diwariskan secara turun temurun.
Secara teknis untuk bisa mengakses aplikasi itu, maka beberapa hal akan menjadi rujukan informasi: Pertama, Daftar akun pengguna ke admin kabupaten yaitu pada Admin Dinas Infokom dan Dinas Kearsipan Kabupaten Manggarai
2. Kedua, login ke http://srikandi.layanan.go.id
Timbul keraguan karena tidak cukup hanya mengakses aplikasi tersebut tanpa dibekali dengan informasi teknis yang memadai. Tenang dan jangan panik! Akan ada tindak lanjut Bimtek khusus untuk para admin Kabupaten dengan Badan Arsip Nasional RI dalam beberapa waktu ke depan. Dari mereka kita semua akan belajar lebih dalam.
Selebihnya kita bersiap-siap untuk mewujudkan perubahan ini.
Salam.
Komentar
Posting Komentar